Benut de vrije ruimte!

De tijd van de bonussen en kerstpakketten komt er weer aan. Werkgevers moeten zich hierbij houden aan fiscale spelregels of veel belasting betalen. Alle werkgevers vallen sinds begin dit jaar verplicht onder de werkkostenregeling (WKR). Veel zaken kun je nu onbelast vergoeden en verstrekken aan je werknemers. Ben jij dit jaar nog wat van plan als werkgever? Zo ja dan zijn dit de regels.

De WKR, de fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen, is voor veel werkgevers nieuwe kost. Er worden termen gebruikt waarmee je misschien nog niet zo vertrouwd bent. Niet zo raar, want begin dit jaar maakte nog maar een op de vijf werkgevers gebruik van de WKR. Sinds 1 januari 2015 vallen echter alle werkgevers onder deze regeling, die een administratieve lastenverlichting beoogt.

Loon De Belastingdienst over de WKR: “Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden.” Als er geen sprake is van loon, dan geldt de WKR niet. Vergoeding is een betaling aan de werknemer voor aan de dienstbetrekking gerelateerde kosten. Een verstrekking is het geven/ter beschikking stellen van zaken in het kader van de dienstbetrekking.

Vrije ruimte van 2015: benut deze optimaal Binnen de werkkostenregeling zijn aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet belast tot 1,2% van de totale fiscale loonsom (de vrije ruimte). Heeft u (te)veel vergoedingen en verstrekkingen aangewezen en komt u boven de vrije ruimte uit? Dan betaalt u over dit deel 80% loonbelasting.

Heeft u daarentegen voldoende vrije ruimte over, benut deze dan voor het einde van het jaar optimaal voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers (bv kerstpakket!).

Tip: Het is niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2015 over is door te schuiven naar 2016. Maar als u vrije ruimte over heeft, kunt u wel uw werknemers dit jaar nog een aantal belastingvrije vergoedingen of verstrekkingen geven.

Gerichte vrijstellingen Het bedrag in de vrije ruimte kan een leuk bedrag opleveren voor iets extra’s voor je personeel, temeer omdat je veel mag vergoeden en verstrekken buiten de vrije ruimte om. Dit zijn de zogeheten ‘gerichte vrijstellingen’ en ‘nihilwaarderingen’ (deze laatste als het om loon in natura gaat). Je moet bij gerichte vrijstellingen denken aan een cursus of maaltijden bij overwerk. Maar ook een laptop of smartphone vallen hieronder als ze voldoen aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium. Het noodzakelijkheidscriterium is in het leven geroepen om allerlei zaken te kunnen toetsen die je nodig hebt om je werk behoorlijk uit te voeren. Dat varieert per werknemer en het criterium bestrijkt dus een ruim gebied, van een trompet voor een muzikant tot een nietpistool voor een bouwvakker. Je bepaalt als werkgever zelf wat noodzakelijk is. Als je het te gek maakt grijpt de Belastingdienst in. De Belastingdienst: “Vergoed of verstrek je meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen. Voor dit bovenmatige deel mag je kiezen: aanwijzen als eindheffingsloon of als loon van de werknemer belasten, of een combinatie van beide”. De Belastingdienst heeft een lijst met gerichte vrijstellingen opgesteld.

Nihilwaardering De nihilwaardering geldt alleen als het gaat om loon in natura. Volgens de Belastingdienst is dit om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt. Ook voor de nihilwaardering heeft de Belastingdienst een lijst gemaakt. De lijst bestrijkt eveneens een breed gebied. Van voorzieningen voor bedrijfsfitness en een vaste computer op de werkplek tot het rentevoordeel dat een werknemer heeft als hij met een personeelslening een elektrische fiets koopt.

Gebruikelijkheidstoets Zoals aangestipt grijpt de Belastingdienst in als er in je administratie sprake is van een ongebruikelijke situatie. Dit is de zogenoemde Gebruikelijkheidstoets. De Belastingdienst: “De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je in jouw administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30 procent-grens uitkomt, is loon van de werknemer. Wij gaan ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is. Als wij vinden dat de vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn, moeten wij dat aantonen.”