Wanneer is een maaltijd zakelijk?

Recent heeft de Belastingdienst de handreiking geactualiseerd waarin zij toelicht wanneer een maaltijd als zakelijk kan worden beschouwd. De kosten van zakelijke maaltijden kunnen in beginsel onbelast worden vergoed.

Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk belang kunnen onbelast worden vergoed. In fiscale zin is meer dan bijkomstig ingekleurd als meer dan 10 procent. Hoe wordt dit vastgesteld? Het is natuurlijk ondoenlijk om dit te doen op basis van de maaltijd, de helft van de soep is zakelijk, maar de rest van de maaltijd heeft een privékarakter. Dit is ook nadrukkelijk niet de bedoeling.

De zakelijkheid van de maaltijd moet worden beoordeeld aan de hand van de omstandigheden waaronder deze wordt genoten. De kosten van een zakelijke maaltijd kunnen op basis van de werkelijke kosten onbelast worden vergoed. Een werkgever mag ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines (2025: 3,95 euro). In dat geval maakt het niet uit waar de werknemer de kosten heeft gemaakt.

Maaltijden bij overwerk

In veel bedrijven wordt wel eens overgewerkt, bijvoorbeeld in het geval van koopavonden, of simpelweg bij langer doorwerken dan de gebruikelijke arbeidsduur per dag. Van een zakelijke maaltijd is in ieder geval sprake in het geval een werknemer door zijn werk tussen 17:00 en 20:00 uur niet thuis kan eten.

Van therapeutisch mee-eten is sprake wanneer werknemers op grond van een CAO of individuele arbeidsovereenkomst verplicht zijn samen te eten met aan hen toevertrouwde patiënten, pupillen of bewoners. Dit is bijvoorbeeld het geval in het onderwijs, de kinderopvang en de gezondheids- of welzijnszorg.

Studiedagen

De kosten van studiedagen mogen op grond van de gerichte vrijstelling voor het volgen van een opleiding of studie onbelast worden vergoed. Deze vrijstelling geldt in dat geval ook voor de op de studiedag genoten maaltijden.

In de handreiking geeft de Belastingdienst aan dat maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskostengericht vrijgesteld zijn. Van maaltijden tijdens tijdelijk verblijf is bijvoorbeeld sprake bij:

• Dienstreizen.
• Zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek.
• Werkzaamheden op niet-permanente locaties.
• Reizen van mobiele en ambulante werknemers, bijvoorbeeld vertegenwoordigers en accountants.

Ambulante werknemers

Van tijdelijk verblijf is sprake bij ambulante werknemers en bij werknemers die heen en weer reizen tussen een tijdelijke verblijfplaats (bijvoorbeeld een hotel) en de werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om nog niet bij de plaats van werkzaamheden te gaan wonen.

Een werknemer is ambulant als hij steeds naar verschillende arbeidsplaatsen reist of indien hij ten minste op één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde locatie en hij doet dat maximaal op twintig dagen. Wordt op meer dan twintig dagen naar dezelfde locatie heen en weer gereisd en krijgt de werknemer daar een maaltijd, dan is vanaf de 21ste dag de maaltijd niet langer zakelijk. In dat geval is (indien sprake is van een werklocatie) de forfaitaire waarderingsnorm (2025: 3,95 euro) van toepassing.

Maaltijden kunnen ook niet een meer dan bijkomstig zakelijk belang hebben. Dat is bijvoorbeeld het geval bij lunches in de bedrijfskantine of bij maaltijden tijdens personeelsuitjes. Voor maaltijden op de werkplek mag de forfaitaire waarderingsnorm (2025: 3,95 euro) worden gehanteerd.

Een zakelijk karakter

Maaltijden kunnen al snel een bijkomstig zakelijk karakter hebben. Een werknemer is vanwege zijn werk onderweg en moet eten. Dat kan hij niet thuis doen, dus is het zakelijk. Meer discussie kan ontstaan bij een maaltijd op de plaats van werkzaamheden.

Dan zal het zakelijk karakter aannemelijk moeten zijn. Lastiger wordt het bij maaltijden op tijdelijke werklocaties waarbij langer dan twintig dagen van huis naar dezelfde arbeidsplaats wordt gereisd. Tot de twintigste dag zijn de genoten maaltijden zakelijk, daarna moet een forfaitair bedrag tot het loon worden gerekend. Vanzelfsprekend is het ook mogelijk dit loonvoordeel aan te wijzen als eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling.

• REDACTIE NEXTENS
• 24.10.2025
  Auteur: Gerard Gelling is Belastingadviseur bij Caraad Belastingadviseurs..